Conectando un cajon monedero al Tpv

Conector a impresora RJ-11

Los cajones monedero de apertura automática actualmente en su inmensa mayoría se conectan a través de un conector Rj-11 (como el telefónico pero con 6 contactos) a la impresora de tickets o al conector indicado en el Tpv, prestando atención en este caso de no confundir con el conector de red ethernet, el Rj-45.
Lo normal es que el cajón sea de 12 v. pero también los hay de 24 v. estos últimos mas comunes en registradoras.

Este estándar es soportado por los programas de ventas y gestión que deben mandar un pulso a la impresora para que esta abra el cajón, aunque eso si muchos programas de escasa calidad tienen problemas a la hora de abrir el cajón utilizando impresoras de tickets USB.

Otros tipos de conexión al tpv menos extendidas son el USB y la conexión serie RS-232, la primera no es soportada por todos los programas y la segunda es la mas antigua y ya en desuso relegada a aplicaciones muy especializadas lejos del gran publico.

CSI Star II... un gran aliado para el hostelero.

El bonito frontal del la Star 12 II

Los modelos de cajas registradoras táctiles de la firma francesa CSI llevan muchos años entre nosotros de la mano de Elco Data, he instalado unas cuantas de sus modelos predecesores (Esterel y Premium) y siempre con una gran satisfacción, máquinas caras de comprar pero baratas de mantener, de diseño sobrio y con un software muy funcional, potente y sencillo de manejar. Este año 2011 han evolucionado en su diseño y avanzado un poco mas en su software, una oportunidad para renovarse en el competitivo mundo del tpv y registradora táctil.

La nueva interface, al estilo escritorio

Empezaré por el software, la renovación tecnológica viene dada por los cambios de menús y el sistema operativo embebed linux que arrastran cambios mucho mas profundos en la aplicación, pero lo que el cliente percibe es una interface de trabajo clara y versátil a la hora de manejar mesas y todas las funciones habituales de un tpv, ademas de cuentas independientes de cliente, habitaciones, reservas de mesas, envíos a cocina de artículos, condimentos... es un front-office que conocemos desde los inicios de estas máquinas mejorado con las lógicas evoluciones que marca el desarrollo de la hostelería y retail.

La programación de artículos

Detrás de todo buen front-office de una registradora táctil debería haber una buena y facil interface para acceder a todas las posibilidades de programación que ofrece, esto no se cumple en la mayoría de los fabricantes, pero si en los modelos que nos ocupan, siendo este punto uno de los mejores argumentos de venta, cambiar precios, actualizar platos, camareros, estadísticas, conectar los mandos... todo lo que un profesional de la hostelería necesita variar en sus sistemas la Star II se lo permite hacer de una manera fácil, rápida y eficaz, mi opinión es que la interface es incluso mucho mas potente y rápida que los sistemas tpv basados en pc. Este aspecto junto con su excelente durabilidad y estabilidad hacen de las Elco Data CSI una compra segura y del todo recomendable.

Pantalla de ventas o front-office

Eso si, tan fácil es de programar como aveces compleja de parametrizar e instalar, ya que al ser una herramienta profesional para desarrollar todo su potencial necesita de la sabia instalación de un profesional.

La máquina permite una disponibilidad continua sin problemas de hardware, combinada con impresoras en red y mandos, son los sistemas que mas fiabilidad ofrecen en todos los aspectos de los que he instalado a lo largo de estos 15 años de experiencia en el sector, eso si, la calidad tienen un precio.

Pantalla y menú de informes

En el apartado de informes la maquina se queda algo corta con respecto a las estadísticas que ofrecen softwares profesionales de tpv como Bdp pero permite el envio de información a un software de gestión instalado en un pc que ofrece informes mucho mas detallados permitiéndonos elegir resultados entre fechas, algo clave en el análisis de los números para conocer el devenir del negocio.No es que las máquina no las ofrezca, si no que no podemos elegir los periodos para obtener los datos.
Ahora a diferencia de los modelos antiguos (Esterel y Premium) se pueden hacer copias de seguridad y guardado de informes a través de llaves USB, múcho mas practicas que los ya desfasados disquetes y mas cómodas que por red ethernet.

En cuanto a la renovación que mas se vé, la fisica, nos sorprende por su color negro y carcasa metálica y minimalista que alberga la pantalla de 12 o de 15 pulgadas.
 Los puertos serie, USB, Ethernet, VGA y de cajón quedan ocultos detrás del pie, uno de los puertos USB está ocupado por la llave de la licencia.

Detalle de los puertos

Tanto en la parte inferior de la pantalla como en el pié tenemos gomas antideslizantes para mayor estabilidad del aparato que cumplen perfectamente su cometido, ya que la pantalla no se mueve con el uso, transmitiendo una grata sensación de robustez.

Vista trasera

La cerradura para la llave Dallas de identificación de empleados queda en el lateral derecho del terminal facilmente accesible para los diestros, pero siendo una llave del tipo magnético tampoco debería ser muy incomodo para trabajadores zurdos, aunque yo prefiero la presentación frontal.

Llaves Dallas de camarero

Este nuevo hardware se calienta mas que la antigua plataforma, ahora cuando el terminal lleva varias horas de duro trabajo, si tocas la pantalla por detrás sorprende el calor, pero desde luego no parece afectar a la estabilidad del mismo.

Aun no he podido probar los nuevos mandos de CSI pero tienen una pinta muy interesante... si funcionan como los anteriores mandos a color, debe ser una experiencia interesante...
Después de meses de funcionamiento el sabor de boca que queda después es el de un acierto, un cliente feliz y un terminal que desarrolla su trabajo sin problemas, con toda la potencia de una aplicación madurada con los años.

El Ticket, un arma de marketing

Hay un gran porcentaje de comercios y negocios de hostelería que no entregan tiquet cuando cobran una cuenta, mas allá de lo poco ético que parece, quizá no se han detenido a pensar en que el tiquet que se entrega con la consumición puede ser un arma de publicidad importante, además de dar una imagen mas profesional y respetuosa con el cliente... ¿no merece nuestro cliente los céntimos de inversión en un tiquet?, es mas ¿no nos gusta recibir un justificante de aquello que pagamos? y no debemos olvidar que un tiquet que se marcha en manos de un cliente puede acabar en las manos de un potencial cliente.

Muy alejado ya de las antiguas impresoras numéricas que solo imprimían números, las modernas impresoras térmicas que incluso con papel especial consiguen imprimir bicolor o las modernas pero aun poco extendidas impresoras de tickets y facturas de inyección, son capaces de imprimir logotipos de determinados tamaños, además los programas actuales para grabar los logotipos en la memoria de las impresoras son muy sencillos de utilizar siguiendo unos sencillos pasos.

Estos logotipos pueden ser en la mayoría de los casos impresos en la cabecera del tiquet o recibo, otras menos al pié o en ambos (2 dibujos diferentes). Usarlos para dar una imagen de empresa o promocionar determinados artículos entre nuestros clientes es una buena idea que nos generará una pequeña campaña publicitaria, además un tiquet simpático y/o diferente hará que el cliente nos recuerde.

En las máquinas registradoras es algo mas difícil grabar el logo, necesitan aplicaciones mas especializadas, pero de manera mas sencilla podemos cambiar los textos de las lineas que tenemos disponibles (siempre dependiendo del modelo) en la cabecera y al pie de cada tiquet. Podemos añadir promociones, nuestro sitio web, el horario, las condiciones de venta...

También es posible encargar los rollos de tiquets pre-impresos en su reverso con el mensaje o logotipo que estimemos o tmabien es muy comun emplazar ahi las condiciones de venta o devolución.
Estos pedidos de papel requieren de un pedido mínimo y es mas caro que el anónimo, pero aporta una gran imagen de empresa.

Limpieza de pantallas táctiles de tpv

El uso en hostelería de las pantallas táctiles hace que estos dispositivos acumulen suciedad en sus superficie perdiendo estas precisión en el toque, así la limpieza de las pantallas ha de ser cuidadosa, he cambiado algunos táctiles por limpiezas poco afortunadas, ya que al ser la superficie táctil en la mayoría de los casos dos membranas apenas separadas entre si el líquido puede penetrar entre ellas inutilizándolas, con pocas posibilidades de que una vez seco vuelva a funcionar.
Lo ideal es utilizar un trapo fino que no deje pelusas ni hilos, tenemos que humedecerlo con limpia cristales o algún producto especifico de limpieza para pantallas y después con suavidad y con el equipo apagado pasaremos el trapo con firmeza pero sin hacer excesiva presión sobre la pantalla. El detalle de que el trapo esté ligeramente húmedo es muy importante, ya que si tiene mucho liquido este chorreará sobre la pantalla y podría ocasionarnos problemas.
Una vez limpio, con un trozo de papel absorbente secaremos toda la superficie y retiraremos las impurezas que podamos encontrar entre la pantalla y el chasis de la misma, para esta operación es ideal un palillo o una tarjeta de visita y muchísimo cuidado.
La limpieza habitual repercutirá en una mayor vida útil y un toque mas preciso, ademas de una mayor higiene.

Debemos limpiar la pantalla táctil con cuidado

Controlar el dinero; Cierres ciegos y declaración de caja

Muchas veces nos encontramos con que el dueño del negocio por no poder estar físicamente a la hora del cierre o cambio de turno en el establecimiento, o por cualquier otra razón, tiene que delegar la realización de informes y cuadres de caja a un empleado. Hay casos en los que no nos interesa que el empleado sepa que dinero debe haber, para evitar que este "cuadre" la caja en el caso de que sobre algún importe, algo bastante común por otra parte.

Siempre que nuestro sistema lo soporte (tpv o maquina registradora) podremos activar la función de cierre ciego o declaración de caja, esto supone que antes de imprimir un informe Z o de cierre, el empleado deberá introducir el dinero contado en el cajón, es decir el sistema espera que le digan cuanto se ha contado antes de mostrar lo que debería haber, guardando el importe introducido e imprimiéndolo en el informe junto a la diferencia si la hubiere.

Me gusta un afamado cliente, el proceso se limita a que en cada cierre, el empleado introduce la cantidad contada en el tpv y el dinero en un sobre que va a parar a un buzón de seguridad, el informe no se muestra y el empleado desconoce si cuadra o no hasta que al día siguiente el jefe repasa sobres e informes.

No es una de las medidas básicas de seguridad, pero es interesante y muy útil en algunos casos, eso si, los encargados y camareros se sienten mas, como diría yo.... controlados, y no requiere mas inversión que lo que nos cobre el técnico por activarlo y configurárlo.

La caducidad y el almacenamiento de etiquetas adhesivas

Muchas veces no reparamos en un detalle importante sobre nuestras etiquetas adhesivas, ya sean para marcado de precios, codigos de barras, papel normal, couché o térmico.

Como normal general debemos tener las etiquetas guardadas en lugares alejados de la humedad y del calor, preferentemente dentro de una caja de cartón que absorbe la humedad y es aislante.

El adhesivo que les permite pegarse a las superficies va degradándose poco a poco con el paso del tiempo haciendo que la calidad de la adherencia disminuya, asi pues el

almacenamiento de las mismas es crucial para que no llegue un día en que las etiquetas salgan disparadas de la dispensadora, se desprendan de los artículos o simplemente caigan del rollo.

Si el calor, las variaciones amplias de temperatura y la humedad afectan principalmente al adhesivo, con las etiquetas térmicas debemos tener especial cuidado, ya que una elevada temperatura o temperaturas cálidas durante mucho tiempo ocasionan el degradado del papel térmico, su oscurecimiento y pérdida de capacidad de impresión, con lo que las etiquetas quedaran con aspecto sucio y difíciles de leer.

Como orientación, las etiquetas a comprar deberían ser las que consumiéramos en un periodo de tiempo de un año o año y medio, a partir de este tiempo pueden darnos problemas.

Controlar el dinero; Cámaras de vigilancia y tpv

Yo nunca fuí muy partidario del uso de camaras para el control del efectivo, si para obtener una visión genérica sobre el negocio cuando uno no está, como la afluencia de público, la disposicion de los empleados, revisar alguna incidencia, etc

Habia montado cámaras IP a algunos clientes con necesidades especificas, sin fe en que ello aportara mas que una disuasión psicologica para el empleado, que se siente vigilado, pero que se supera una vez encuentran estos "ángulos muertos" y otras deficiencias del control con cámara.

Entonces apareció una nueva característica que realmente si hizo útil las cámaras para controlar el correcto uso del sistema y de la caja, este sistema nos ofrece la posibilidad de enlazarse a nuestro tpv o registradora y ver las imágenes de la cámara y sobreimpreso los tickets que se estan realizando en el tpv en ese momento, pudiendo contrastar exactamente lo que el empleado prepara y sirve al cliente con lo que introduce en el tpv, quien hace los cobros... ademas esta herramienta ofrece buscar imágenes por articulo o concepto de caja, refleja anulaciones, borrados de tickets, mesas y comandas... Lo cual nos ofrece un control de empleado muy preciso y que aporta las pruebas irrefutables que necesitaremos para demostrar alguna tropelia.

Esencialmente este tipo de sistemas era la evolución lógica de los sistemas de videovigilancia para adaptarse a las necesidades especificas de los negocios actuales.

Este si es un sistema muy seguro para el control de empleados y nos evita esas pérdidas que ocasionan, su inversión se amortiza en breve.

Controlar el dinero; Impresoras, pantallas y comandas

Muchas veces nos encontramos con problemas tan graves como que se escapen articulos consumidos por los clientes que son olvidados a la hora de confeccionar la cuenta, es sorprendente lo que en algunos negocios, particularmente hosteleros, se pierde por olvidos o picardías de cualquier género como invitaciones fraudulentas, cobros de artículos de inferior valor, etc

Muchas veces la solución viene dada por la instalación de un sistema completo que cuente al menos con impresoras (o pantallas) de comandas en los sitios de preparación, asi obligaremos a que ningún articulo se sirva sin estar respaldado por una comanda, sin la comanda el articulo este no es preparado.

Tan facil como eso, los camareros pasaran de pedir la bebida y la comida de voz o con letras escritas a mano a introducirla directamente en el tpv o desde un mando.

Cuando por ejemplo, la coca cola es transportada hasta la mesa 5, tenemos la seguridad que dentro de nuestro sistema esa coca cola ya esta cargada a la mesa 5, con lo cual a la hora de cerrar la cuenta ganamos en velocidad y seguridad.

También es de notar que si algun empleado pretende alguna argucia, el sistema no se lo permitirá a no ser que tengamos una plantilla compinchada, ya que el sistema imprime tambien las anulaciones de artículos, y ningun barman que se precie servirá un Chivas cuando la comanda le pide un Dyc (por ejemplo). Despues de mas de 15 años en el negocio, he visto como locales de mucho volumen pasaban a facturar un 10% mas con la instalación de estos periféricos y una habil configuración. Mas allá de este sorprendente aumento se vio que los stocks empezaban a cuadrar y es que mas que este 10% están los artículos que se pérdian y nunca se cobraban.

Un detalle en los que algunos clientes se mostraban reticentes era la manera de reflejar en un tpv o registradora las variaciones que los clientes pedían, es decir un café solo podria variar a descafeinado de máquina, de sobre, con hielo, sacarina, en vaso... y ademas alguna de estas opciones conllevan un aumento del precio, por ejemplo "con hielo"... en los albores de los tiempos de los tpv, esto era realmente complicado y relativamente poco eficaz, pero hoy en dia podemos configurar nuestros sistemas para que sea la propia maquina la que pregunte al camarero como ha de ser el articulo y calcule automaticamente los cargos en el ticket. En la impresora de comandas saldrá el articulo con las modificaciones pertinentes para ser correctamente preparado.

Incluso si algún cliente nos pide algo mas especial, en la mayoría de sistemas contaremos con la opción de escribir un comentario libre, ya sea con teclado o pantalla táctil.

La experiencia en estas instalaciones las hace muy recomendables y beneficiosas para el negocio hostelero de hoy en día.

La unión de los tpv con las impresoras o pantallas de comanda en los puestos de producción añaden un plus de seguridad y eficacia a su negocio.

Controlar el dinero; Sistemas automáticos de tratamiento del efectivo

Otros métodos eficaces para controlar el uso del efectivo son aquellos en los que precisamente el efectivo no es accesible, así ni los clientes ni los empleados tienen acceso al dinero.

Los cajones controlados por tpv son maquinas donde se introduce el efectivo con el que se paga la cuenta, se comprueba su autenticidad y entregan el cambio, todo ello sin manipulación humana, es decir sin riesgo de errores en la entrega de cambio y otras "perdidas" de efectivo, con estos sistemas las cajas cuadran siempre con los informes y el efectivo no es accesible.

El tpv comunicará al cajón que debe cobrar, y ambos (tpv y cajón) esperarán a que se complete el pago para continuar trabajando.

Es un sistema muy poco extendido aun, pero tiene un gran futuro, la completa seguridad que ofrecen los hace ideales en aquellos lugares donde los descuadres de las cajas son continuos e injustificados, siendo una gran inversión pero que se rentabiliza en breve, lo cual lo hace muy atractivo.

No es común encontrar software que lo soporten y supone una inversión añadida al negocio, es imprescindible asesorarse bien primero y comprobar que nuestro sistema soporta este periférico, desde luego, esta es una inversión que se recupera sola.

Controlar el dinero; Camareros y empleados

Este es un tema que a todos los clientes preocupa, el acceso a la caja y el manejo de efectivo por parte de los empleados, para empezar con un control de los mismos deberemos hacer que el equipo no funcione si no se activa un vendedor o camarero. Con la opcion de obligacion de empleado podremos ver como cada vez que se use la maquina para una venta o para un cargo en mesa / cuenta esta quedara a la espera de la identificacion del usuario, manteniendose bloqueada.

Con ello identificaremos a los empleados con seguridad y podremos ver si presenta incidencias, si comete errores, si abre mucho el cajon, el dinero que ha cobrado,

los pedidos realizados, las anulaciones...

Ahora bien, hay distintos metodos para la identificacion segura de empleados, de nada sirve obligarles a fichar si lo hacen con un numero o con un PIN (un codigo) porque esto no es en absoluto seguro, cualquiera podria relizar acciones a nombre de algun compañero sin dificultad.

Los metodos mas usuales son:

Llaves por contacto, (o llaves Dallas, i-Button) son un dispositivo magnetico con un codigo hexadecimal grabado en un transponder, al ponerla en contacto con la cerradura esta nos identifica, las llaves de este tipo ya bienen grabadas de fabrica, con lo cual solo debemos programar el codigo en nuestro tpv o registradora y ya podemos comenzar a usarlas.

Es muy comun en las registradoras Quorion Q-tocuh, Elco Data Esterel, Star touch, Premium... que las incorporan de serie, siendo esto un gran acierto. Otras las incorporan como opcion.

Algunos tpv las pueden incorporar como opcion siempre y cuando el software las soporte.

Bajo mi punto de vista es un buen sistema, economico y muy fiable y duradero. Es conveniente mantener limpias las superficies de contacto, tanto la llave como la cerradura.

Como curiosidad, hace años, cuando se empezó a instaurar las llaves de camarero eran sticks que habia que introducir en una cerradura, perdiendo tiempo al encarar llave y siendo menos limpio que estos sistemas magneticos. He llegado a conocer maquinas con las llaves de acero, e incluso algunas mecanicas tipo Hugin y Regna tambien incorporaban este control, que tiempos en que la mecanica sustituia a la electronica.

Llaveros de proximidad, este sistema combina un receptor en el punto

de venta y un emisor que usualmente lleva el camarero en forma de reloj en la muñeca, mas limpio e intuitivo que el anterior es una opcion interesante. Eso si es algo mas lento que el sistema anterior o eso me lo ha parecido en algunos tpv, la identificacion es menos instantanea, pero fiable.

Los otros dos sistemas mas usuales responden a la identificacion por huella dactilar, la mas segura pero la mas lenta con diferencia, que la hace muy poco recomendable, y la identificacion

por tarjeta con banda magnetica, mas incomodo, menos intuitivo y menor durabilidad por el desg

aste de las tarjetas.

Quiza los dos modelos de registradoras mas personalizables en cuanto al nivel de permisos de cada empleado que conozco seria la elcodata esterel/premium/star touch y las Q-touch, Concerto y Topas de Quorion.En los sistemas profesionales de tpv y gama alta de registradoras podemos establecer caracteristicas de acceso a las distintas funciones,

personalizandolo para cada empleado y situacion, desde las anulaciones a las aperturas de cajon, pasando por informes, cargos a cuenta, determinadas formas de cobros / pagos, etc

Estas opciones requieren de conocimiento tecnico, contacte con su distribuidor si necesita orientacion, la identificacion de empleados es uno de los puntos mas importantes de su tpv o caja registradora, y por ende, del funcionamiento de su negocio.