La obligación legal de implementar un canal de denuncias en empresas en España: Guía Completa

En el siempre cambiante panorama empresarial español, la obligatoriedad de establecer un canal de denuncias ha emergido como una piedra angular para promover la transparencia y la ética en las organizaciones. La Ley 2/2023, promulgada el 20 de febrero, ha establecido de manera clara y directa que todas las empresas con 50 o más empleados deben instaurar un canal de denuncias accesible para todos sus colaboradores. Este artículo explora los entresijos de esta obligación legal, abarcando desde quiénes están obligados hasta los detalles cruciales de implementación.

¿Quién está obligado a tener canal de denuncias?

La obligación de contar con un canal de denuncias no solo recae en las empresas con más de 50 empleados; su alcance se extiende a diversas entidades y organizaciones, creando un marco regulatorio integral. Desde organizaciones sin ánimo de lucro hasta fundaciones, partidos políticos, sindicatos, organizaciones empresariales que manejan fondos públicos, entidades públicas en municipios con más de 10,000 habitantes y universidades, todos deben integrar este mecanismo. Además, la adopción de la norma ISO 37301 sobre sistemas de gestión de compliance refuerza aún más la necesidad de implementar un canal de denuncias en las empresas.

Fecha Límite para la Implementación:

El reloj avanza inexorablemente hacia el 1 de diciembre de 2023, fecha en que todas las empresas con 50 o más trabajadores están obligadas a tener en funcionamiento su canal de denuncias. Sin embargo, los plazos para la adaptación varían según el tamaño de la empresa. Aquellas con más de 249 empleados deben ajustarse en un periodo de tres meses tras la aprobación de la normativa (mayo 2023). Por su parte, las empresas con un rango de empleados de 50 a 249 tienen hasta el 1 de diciembre de 2023 para implementar este canal de denuncias. Ademas de estas, la obligación también se extiende a:

• Organizaciones sin ánimo de lucro
• Fundaciones
• Partidos políticos
• Sindicatos
• Organizaciones empresariales que gestionen fondos públicos
• Entidades públicas en municipios con más de 10,000 habitantes
• Universidades

Pasos para Implementar un Canal de Denuncias:

La transición hacia un entorno empresarial ético y transparente implica una serie de pasos meticulosos:

1. Selección del Responsable del Canal de Denuncias: Designar a una figura clave que supervise el funcionamiento del canal y garantice su eficacia.
2. Diseño del Canal de Denuncias: La creación de un sistema accesible, claro y confidencial es fundamental. Debe permitir a empleados, clientes y proveedores presentar denuncias de manera segura.
3. Comunicación del Canal de Denuncias: La transparencia es crucial. Anunciar claramente la existencia del canal a través de diversos canales de comunicación interna, como intranet, correos electrónicos y carteles visibles.
4. Información sobre la Importancia del Comportamiento Ético: Fomentar una cultura ética dentro de la empresa mediante la concienciación sobre la importancia de denunciar actividades ilegales.
5. Establecimiento de un Proceso de Seguimiento y Resolución: Implementar un sistema eficiente para gestionar las denuncias, garantizando la confidencialidad, entregando comprobantes de recepción en un plazo máximo de 7 días y asignando a una persona competente para el seguimiento diligente de cada caso.

Requisitos Esenciales del Canal de Denuncias:

Los requisitos son pilares fundamentales para la efectividad del canal:

• Confidencialidad: Garantizar el anonimato del denunciante y terceros involucrados.
• Comprobante de Recepción: Entregar un comprobante en un plazo máximo de 7 días para tranquilizar al denunciante.
• Persona Competente: Nombrar a una figura imparcial y competente para el seguimiento de las denuncias.
• Responsable del Sistema Interno: Asignar un directivo como Responsable del Sistema Interno para canalizar las denuncias.
• Anuncio Claro: Anunciar de manera transparente el canal de denuncias a través de múltiples canales internos.

Conclusión:

La implementación de un canal de denuncias no solo es un requisito legal, sino un paso crucial hacia una cultura empresarial ética y transparente. Con plazos definidos y requisitos claros, las empresas tienen la responsabilidad de abrazar esta nueva normativa para garantizar un entorno laboral seguro y ético. La travesía hacia la conformidad legal no solo es un deber, sino una oportunidad para construir una base sólida de confianza y responsabilidad en el tejido empresarial español.