Obligatoriedad de la Facturación Electrónica en Empresas: Cambios según la Ley Crea y Crece

En la era actual de digitalización, la facturación electrónica ha surgido como una alternativa a las facturas tradicionales en papel, pero va mucho más allá. Es una poderosa herramienta de transformación digital que se convertirá en obligatoria para las transacciones entre empresarios y profesionales en España. En esta entrada, exploraremos qué es una factura electrónica, cómo se genera, quiénes están obligados a utilizarla y cuáles son los beneficios que aporta a las empresas.

¿Qué es una factura electrónica?

Las facturas electrónicas, al igual que las facturas en papel, son documentos que justifican la entrega de bienes o la prestación de servicios. Ambas poseen los mismos efectos legales, pero las facturas electrónicas presentan dos diferencias clave:

• Requieren validación de datos mediante firma electrónica.
• La entrega se realiza a través de medios digitales.

Desde el año 2015, el uso de la facturación electrónica es obligatorio para trabajar como proveedor de la Administración Pública. Sin embargo, hoy en día, muchas empresas privadas y autónomos también han adoptado las facturas digitales.

La Regulación de las Facturas Electrónicas

Las facturas, tanto en su forma tradicional como electrónica, están reguladas por el Real Decreto 1619/2021, de 30 de noviembre. Este decreto abarca diversos aspectos:

• La obligación de expedir y remitir facturas a otras empresas y autónomos.
• Tres requisitos esenciales: legibilidad, autenticidad e integridad.
• Plazos de ejecución.
• Regímenes especiales.
• El contenido de la factura.

El Proyecto de Ley "Crea y Crece"

El 30 de noviembre de 2021, el Consejo de Ministros aprobó el proyecto de ley "Crea y Crece" sobre la factura electrónica entre empresas y autónomos en España. Esta norma forma parte de las reformas enmarcadas en el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, diseñado para impulsar la creación de empresas y facilitar su crecimiento.

El 15 de junio se publicó el borrador del Reglamento de la Ley Crea y Crece, el cual regula la obligatoriedad del uso de la factura electrónica entre empresas y particulares. Esta norma señala un cambio fundamental: una vez que el Reglamento sea de aplicación, la facturación electrónica se convertirá en el único sistema válido en las relaciones comerciales entre empresas, pymes y autónomos.

El proyecto "Crea y Crece" tiene como objetivo fomentar el crecimiento de las empresas y combatir la morosidad en las operaciones comerciales. Para lograrlo, extiende la obligación de expedir y remitir facturas electrónicas a todas las relaciones comerciales entre empresas y autónomos.

Plazos para la obligación de factura electrónica

La Ley Crea y Crece, aprobada en 2021, modificó la legislación existente. Introdujo un nuevo artículo que establece que "todas las empresas y autónomos deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos." Esto amplía la obligatoriedad de la facturación electrónica a todas las transacciones comerciales, no solo aquellas con la Administración Pública.

La nueva normativa establece un período de adaptación de 2 años para empresas con una facturación anual inferior a 8 millones de euros y 1 año para empresas con una facturación superior a esa cantidad. La obligación se implementará en 2025 para la mayoría de las empresas y en 2024 para las grandes corporaciones.

¿Cómo elegir el programa informático de facturación electrónica?

Cuando se trata de seleccionar el software de facturación electrónica adecuado, es esencial considerar algunas características clave:

• Accesibilidad: Debe ser accesible desde diferentes dispositivos para facilitar su uso.
• Automatización: Cada vez más, los programas permiten automatizar tareas, lo que aumenta la productividad al reducir el tiempo empleado en tareas mecánicas.
• Legalidad: Cumplir con las normativas legales es fundamental para garantizar la privacidad y seguridad de los datos con los que se trabaja.
• Integración: Los programas de facturación electrónica deben poder integrarse fácilmente con otros programas utilizados en la empresa.

¿Qué tipos de formatos de factura electrónica existen?

Fundamentalmente, existen dos tipos de facturas electrónicas:

• Facturas con formato estructurado: Estas facturas utilizan formatos estándar, como XML, Facturae, UBL o EDIFACT, lo que facilita su tratamiento automatizado.
• Facturas con formato no estructurado: Son aquellas que están en papel y se escanean. Los archivos tienen formatos como PDF, TIFF o JPG.

Elementos Obligatorios en la Factura Electrónica

Además de los datos obligatorios en la factura tradicional, la factura electrónica deberá cumplir con ciertas condiciones:

• Deberá ser firmada con firma electrónica avanzada.
• Las facturas se identificarán con un código único que contendrá el número de identificación fiscal del emisor, el número y serie de la factura y la fecha de expedición.
• Los destinatarios deberán informar sobre la aceptación o rechazo de la factura en un plazo de 4 días naturales.
• Las facturas deberán emitirse a través del Sistema Público de la Agencia Tributaria o una plataforma de facturación homologada.
• Durante el primer año, las facturas electrónicas deberán ir acompañadas de un documento en formato PDF que garantice su legibilidad.

Beneficios de la Factura Electrónica

El beneficio principal de este formato de factura es el ahorro económico. Se eliminan los costos de impresión y el envío postal de las facturas, lo que contribuye al medio ambiente al reducir el consumo de papel y su transporte. Además, la factura electrónica:

• Acorta los procesos de tramitación.
• Reduce posibles errores de facturación a mano.
• Ahorra espacio de almacenamiento.
• Contribuye a la modernización de la economía.

La factura electrónica no solo es una herramienta eficiente, sino también esencial para las empresas en su viaje hacia la digitalización y la lucha contra la morosidad. La próxima obligatoriedad de su uso en España subraya la necesidad de su adopción en el mundo empresarial.