Proceso de control de stock con Bdp Net para hostelería

Almacén de un restaurante

Esta guía básica le muestra el proceso para realizar un control de stock de su sistema tpv con el software Bdp Net en un negocio tipo bar, restaurante o cafetería.

Hoy en dia el control de stock es una de las mejores herramientas que cuenta el profesional de la hostelería.

Proceso de control de stock:

1-Configuración:

Activaremos las funciones de stock desde ficheros>Parámetros generales, elegir las opciones deseadas,  después seleccionar una serie de compras por defecto a usar, una por cada local o por cada almacén, como deseemos, es la manera que mantenemos el orden en los albaranes de compra. Si no existe la crearemos.

En Configuración Tpv > ;Parámetros del terminal rellenaremos los datos de el apartado enlaces y como motivo de regularizaciones seleccionaremos o crearemos el mas conveniente. Bdp lo usará para las regularizaciones automáticas por rotura y perdidas durante la venta. En parámetros 1 prestaremos atención a la opción Actualización de almacén al cierre diario que activaremos dependiendo de la configuración de el punto anterior.

2-Mantenimientos varios:

Deberemos de dar de alta toda esta información dentro de stock:

Proveedores, almacén, los motivos de traspaso de un almacén a otro, los artículos que son ingredientes de otros,  las familias y subfamilias si se desea llevar un mayor orden y finalmente los tipos de albarán si lo necesitamos.

3-Ficha artículo:

Desde stocks accederemos a la ficha de almacén de cada artículo, lo básico que debemos rellenar es:

Activar Opción inventariable (se puede desde modificación masiva de artículos también)

El escandallo del artículo si está compuesto por otros artículos. Es importante que el artículo que tiene escandallos sea desactivada la opción de inventariable.

Coef y precio, donde pondremos los distintos formatos que compramos el artículo, como cajas de 6 unidades, 24 unidades…

Códigos alternativos, aquí reflejaremos los códigos utilizados por los proveedores en sus albaranes para una introducción mas cómoda de la información.

Para llevar correctamente un control de stock, las opciones de venta de los artículos relativas a proporciones y combinados deben estar perfectamente definidas en el sistema. Hay que tener en cuenta que a la hora de hacer un combinado, el volumen a descontar del almacén de este artículo es la primera proporción.

4-Proceso inicial:

Antes de introducir los albaranes es aconsejable hacer una entreda inicial del stock que disponemos, desde Stock > Control de Stock > Entrada Stock Inicial.

5-Proceso de compra:

Desde Stock/Albaranes de compra realizamos las entradas de género crearemos el albarán o importaremos un pedido ya definido, rellenaremos todos los campos de la cabecera, después seleccionaremos los artículos pudiendo utilizar el código alternativo, fijaremos las unidades y el precio de compra del formato utilizado.

Ejemplos prácticos para hostelería:

Ejemplo para controlar el stock de una botella de vino Marina Alta:

Daremos de alta el artículo y activaremos inventariable, como lo vendemos en copa y botella, crearemos una segunda proporción que será Copa Marina Alta, en cantidad reflejaremos cuanto de la botella se consume por copa, es decir, el resultado de la operación 1 botella/6 copas = 0,166.

Este artículo lo compramos en cajas de 6 y el código del proveedor impreso en el albarán es el Z324, en coef.y precios debemos añadir el formato Caja 6 und. Y darle un coeficiente de 6, después en cod. Alternativo dar de alta el código Z324 y decirle el tipo, que será de Compra normalmente.

Ejemplo de controlar una botella de Absolut:

El Absolut lo vendemos combinado, en copa y chupitos, así daremos de alta el artículo que con la medida del combinado, después proporciones de copa y chupitos, en cantidad la reflejaremos dividiendo la unidad de venta principal (combinado) entre las unidades obtenidas para cada proporción, es decir, si de 1 combinado sacamos 3 chupitos, la cantidad seria 0,3.

Ya en el apartado de almacén al ser un artículo auto-escandallado (se compone de una parte de si mismo)activaremos la casilla inventariable e iremos al apartado escandallos, activaremos la casilla y definiremos para cuantas unidades del producto final serán las cantidades escandalladas, normalmente a 1 si no son recetas con muy poca cantidad.

Seleccionaremos el propio artículo y definiremos las unidades que descontará al hacer la venta, en este caso si sacamos 8 combinados por cada botella seria el resultado de hacer 1/8 = 0,125

Preguntas y glosario:

Ver stock de un artículo = Stock > Artículos apartado Stock, pulsando sobre la línea desglosa todos los números de ese artículo.

Cambiar el stock de un artículo por cualquier razón, tanto añadir como restar = Stock > Regularizaciones, poniendo las unidades que varían.

Hacer un recuento general (o inventario) = desde Stock > Control de Stock > Comprobación de stock, introduciremos el stock real contado de cada artículo y este sobreescribirá el stock precedente. Desde aquí también se pueden imprimir plantillas para contar y rellenar.

Dar de baja un artículo por rotura durante el servicio = En la pantalla del tpv, otras opciones > utilidades > mermas y roturas, ingresar los artículos a descontar y Aceptar.

Se pueden hacer pedidos automáticos dependiendo de las existencias = Desde Stock > Control de Stock > Entrada de Stock min y max podemos definir el stock mínimo y máximo de cada artículo, después en Stock > Pre-Pedidos podremos crear los pedidos a mínimos o máximos y pasarlo a un pedido.

Eliminar un artículo = no es posible, hay que desactivar vendible, artículo de tpv y enviarlo a un departamento de bajas.

Se pueden traspasar los documentos = Un pedido puede ser traspasado a albaranes y los albaranes a facturas, no hay que volver a teclearlo todo.

Donde accedo a listados e informes de stock = En cada pantalla, antes de introducir el código pulsaremos F3 y se nos mostrará en pantalla todos los informes disponibles, artículos, albaranes, precios, por fechas, por almacén, por proveedor...

Puedo tener platillas de pedidos o albaranes guardadas = Desde Stock > Utilidades de almacén > Plantillas de pedidos y albaranes podemos guardarlas y después desde pedidos de compra o albaranes de compra podemos cargarlas.

Escandallo = Receta de un artículo compuesto

Proporción = Un mismo artículo vendido en dos tamaños diferentes, como caña y jarra, copa y chupito, tapa y ración…

PMC = Precio Medio Compra

UPC = último Precio Compra

RE = Recargo de equivalencia

¿Sabe que le cuesta cada copa? ¿cuanto rinde cada botella? Con el control de stock tendrá las respuestas